Notas sobre juntas efectivas…


En ocasiones ante alguna duda o asignación tendemos a convocar una junta, sin embargo, existen algunos puntos básicos que debemos evaluar antes de convocarla:

¿Cuando se justifica una junta?

  • Cuando no se tiene programada una para el tema en particular.
  • Se requiere de la información y/o participación de la gente.
  • Se requiere crear una linea homogénea de información.
  • Urge resolver algo en lo que están involucrados más personas o áreas.
  • Quiere crear sinergia descentralizada de la información y visión conjunta.

¿Por que fracasan?

  • Una mala planificación (Tiempo, lugar y participantes no adecuados).
  • El objetivo de la reunión no es claro para los asistentes a la reunión.
  • No se administra el tiempo adecuadamente y esto las hace eternamente aburridas y poco productivas.
  • El contenido a discutir es demasiado ambicioso, de modo que lo que se debe discutir o analizar en varias reuniones se quiere discutir en muy poco tiempo.
  • No se da un seguimiento adecuado a los acuerdos y compromisos adquiridos.
  • No se asignan roles de trabajo y participación para la reunión.
  • Discutir demasiado tiempo el tema de – “asuntos varios” -, lo cual solo hace que la reunión pierda su enfoque original y se disperse la atención y concentración de los participantes de la reunión.

¿Cuantos tipos de juntas hay?

En ocasiones podemos ocupar una cantidad de tiempo discutiendo algo, cuando el motivo de la junta es únicamente informativa, o llegar sin nuestra información a una junta de seguimiento, por lo que es importante saber la razón de la junta, la cual entre otros tipos puede ser:

  • Informativa.
  • De seguimiento.
  • De estrategia.
  • Periódica.

¿Como se organizan?

Elementos a considerar:

  • Quién debe participar en la reunión.
  • Cuáles deben ser los temas a tratar.
  • Cuál debe ser la duración de cada tema, y de la reunión en general.
  • Como se va a manejar y controlar la minuta de acuerdos y la manera de dar seguimiento a los mismos.
  • Cómo se va a hacer la asignación de roles y responsabilidades de la reunión.

¿Que roles se necesitan?

  • Coordinador de la reunión – La persona responsable de la reunión.
  • Facilitador – Es quien modera la reunión y asigna la palabra a los participantes.
  • Secretario – La persona responsable de documentar la reunión en la minuta correspondiente.
  • Cronometrista – Quien mide el tiempo que se lleva invertido en cada tema de la reunión.
  • Participantes – los asistentes a la reunión.
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2 comentarios en “Notas sobre juntas efectivas…

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